¿Tendemos a complicar las cosas en la gestión de las empresas?
Capítulo 2 - Los números hablan - Control de Gestión
Pues desgraciadamente sí. Los humanos tenemos en nuestra naturaleza el sentido de auto-protección lo cual unido a la poca información que nos dan muchas veces...
Si a la persona que esta diariamente lidiando con un trabajo "sea el que sea" no le explicas correctamente que el buen funcionamiento de la empresa es lo que llevara a un buen control de la misma, lo que llevara a tener beneficios y que por consiguiente te beneficiara a ti (como a la empresa le vaya mal no te digo como te va a ir a ti), y que todo eso empieza por él, empezamos consiguiendo algo tan simple como la nada.
Recuerdo una anécdota que viene a plasmar un poco este último pensamiento:
Teníamos un pedido de un cliente, cuarenta cajas de un producto, del cual en el almacén central solo disponíamos de veinte cajas y había previsión de no fabricar esa semana. Se comunicó al responsable de stocks de todos los almacenes la solicitud de las veinte cajas faltantes por si en algún otro almacén que no fuese el central existiesen antes de decirle nada al cliente. Este consulto con su sistema informático y vio que efectivamente en uno de los almacenes externos existían veinte cajas de ese producto. Tomo el teléfono y llamo al responsable de ese almacén para pedirle que le enviara las veinte cajas al almacén central. El responsable del almacén externo que sabía perfectamente que solo había diez cajas en el almacén, después de contar las cajas varias veces le contesto que solo tenían diez cajas de ese producto y que se las enviaría inmediatamente. El responsable de Stock lo llamo bastante cabreado y a falta de llamarlo tonto le dijo que en el sistema informático veía claramente como había veinte cajas de ese producto y no diez. El responsable del almacén perdiendo la calma "un poquito" le contesto: Vamos a hacer una cosa, yo te mando las diez cajas que hay en mí almacén y las otras diez que faltan las pones tú del sistema informático.
Dudar no es malo, hacer entender al otro la importancia de la duda es clave. En esta historia no había un problema en las dos personas encargadas de solucionarlo, había un problema en, uno: el cliente esperando, dos: faltaban diez cajas de un producto que se habían perdido en los procesos de control de la compañía.
¿Lo podemos complicar aún más?
Por supuesto. Cuando tu jefe llega y te pregunta sin darte toda la información que le expliques otra vez, o peor aún, que expliques a otros lo que estás haciendo, lo normal es que bajo esa premisa lo adornes tanto que ni tú mismo sepas de que estás hablando. Yo siempre pongo un ejemplo que detalla muy bien este punto y que además sirve para otros procesos dentro de las empresas como las certificaciones ISO, EFQM, etc...
Te preguntan cómo realizas la tarea de cerrar las cajas llenas de producto que llegan a tu puesto de trabajo. Tú que exactamente no sabes para que quieren la información piensas "si le digo la verdad lo mismo automatizan el proceso" o "¿será que no lo estoy haciendo correctamente y por eso quieren que se lo explique otra vez?".
Pasas a explicar el proceso: "me coloco en mi puesto de trabajo, espero a que lleguen las cajas llenas, tomo la cinta adhesiva de la mesa, me preparo para cerrar la caja, coloco la caja en posición y cierro la caja".
"Teóricamente" la explicación es correcta, pero hablamos de seis procesos distintos con sus análisis de desviaciones correspondientes, cuando realmente solo tres son importantes, tomar la cinta adhesiva, colocar la caja y cerrarla. Lo demás es adornar el proceso, lo cual no nos aporta nada.
Lo sensato en todos los procesos de implementación de un control de gestión en las empresas es supervisar y entender correctamente que procesos son los que se realizan y cómo puedo controlarlos de forma rápida y eficaz. Sistemas complejos solo pueden llevar a tiempos interminables para tener la información y entender la complejidad de estos. Si yo vendo algo en veinte euros y gano cinco cuando antes ganaba diez tengo que tener la respuesta rápidamente para poder sacar las conclusiones correspondientes. Saber la respuesta cuando ya no me hace falta no me soluciona nada. Hay empresas que quiebran cuando antes tenían beneficios y todavía lo están analizando.
Continuará...
Francisco Ramos
Coach Consultor
