CONTROL DE GESTIÓN: ¿Qué es?
Capítulo 1 - Los números hablan - Control de Gestión
Para algunos es un arte, una cultura, una forma de trabajar y controlar dentro de las empresas. Para otros, sobre todo aquellos que lo han oído alguna vez o han trabajado en algo relacionado con ello, lo mismo. La primera palabra lo dice todo CONTROL.
Bien, empecemos por el principio, todos, absolutamente todos los empleados asalariados o externos de una organización, compañía, empresa... están involucrados en el Control de Gestión de esta. Concepto importante que hay que tener en cuenta. Para las personas involucradas en la estructura económico-financiera de las compañías parece que el Control de Gestión es algo suyo. Nada más lejos de la realidad. Cuando un empleado en una fábrica que está lidiando permanentemente con una maquina no toma o introduce correctamente un dato de ese proceso la persona final que analiza el conjunto de datos está viendo algo incorrecto. Es muy fácil decir que un producto es más rentable fabricarlo que otro con los datos que se introducen en fábrica sin conocer exactamente si los mismos han sido o no introducidos correctamente. ¿Por qué ocurre esto último? Pongamos un ejemplo.
Una empresa que no tiene o tiene un Control de Gestión deficitario decide contratar o promocionar a un experto o grupo de expertos o compañía experta en Control de Gestión para solucionar su problema. Este o estos lo primero que hacen, después de un montón de reuniones que no sirven absolutamente para nada y otro montón que si sirven (el número de reuniones que sirven o no sirven dependerá de lo que la empresa haya contratado o promocionado) es "analizar" los procesos por los que se rige la compañía, comerciales, producción, logísticos, estructura o financiación de todos los anteriores.
Se habla con todos los jefes y/o mandos intermedios de los distintos departamentos para que estos les expliquen cómo funcionan, estos a su vez piden a los que están por debajo de ellos que elaboren este trabajo sin darles en muchos casos las explicaciones correspondientes del porqué de ese trabajo. En algunos casos estos empleados harán correctamente su trabajo y pasaran la información correspondiente a sus mandos intermedios que después de una revisión lo pasaran a sus jefes los cuales, después de otra revisión y aprobación, lo pasaran a los expertos correspondientes para su análisis. Ya tenemos como funcionan, ahora los expertos deberán plasmar todo lo aprendido en un documento.
En casi todos los cursos de formación en los que he tenido el gusto de participar te hacen una prueba para demostrar que ir de "cotorreos" por la empresa, lo cual es aplicable a la vida misma, no es nada bueno y mucho menos eficaz. La prueba consiste en un grupo de diez a veinte personas donde, siempre al oído, la primera le cuenta algo a la segunda, la segunda a la tercera, la tercera... hasta que la última persona en recibir el mensaje es la misma que lo ha iniciado. Esto hay que hacerlo en un corto periodo de tiempo. Es sorprendente el resultado final. De lo que se dijo al principio a lo que llego al final... Aconsejo probarlo en casa o en el trabajo. La prueba se llama "el teléfono escacharrado".
Pues esto exactamente es lo que sucede en muchos casos con los procesos de implementación de Control de Gestión, se distorsiona tanto la información que lo plasmado en papel está a años luz de la realidad del funcionamiento de la empresa.
No hay que olvidar nunca que la distancia más corta entre dos puntos es la línea recta.
El experto, si es necesario con supervisión de los mandos de la compañía, debe hablar directamente con el que realiza la tarea o trabajo y no solo escuchar sino más importante ver "físicamente" como se realiza y entenderlo. De otra forma difícilmente lo va a poder plasmar en ningún papel. No olvidemos que el experto en el trabajo es el que realiza la tarea diariamente. No le vayas a contar tú con un documento que no se parece en nada a lo que él hace o dijo en su momento lo que está haciendo. Partes importantes de la comunicación (Rafael Echeverría) son la escucha y la interpretación.
Continuará...
Francisco Ramos
Coach Consultor
